تقليص دورة الطلب إلى التحصيل في تعاملات الشركات مع الشركات

حين تضيق السيولة، يكون رد الفعل المعتاد في معظم الشركات التي تبيع لشركات أخرى (B2B) هو الضغط أكثر على فريق التحصيل. قد يفيد ذلك أحياناً. لكن التأخير الحقيقي بدأ في الغالب قبل استحقاق الفاتورة بأسابيع: طلب انتظر يومين لفحص الائتمان، أو تسليم دون إشعار موقّع، أو فاتورة أُرسلت بعد أسبوع من وصول البضاعة، أو سعر لا يطابق أمر الشراء لدى العميل. وحين يتدخل فريق التحصيل، يكون العدّاد قد بدأ منذ وقت طويل.

مدة دورة الطلب إلى التحصيل تقيس الدورة كلها، من لحظة تقديم العميل للطلب حتى وصول المال إلى حسابك البنكي. وتقليصها يعني النظر في كل مرحلة، لا في المرحلة الأخيرة وحدها.

قسّم الدورة إلى مراحل يمكن قياسها

تتكون دورة الطلب إلى التحصيل لدى هذه الشركات عادة من ست مراحل. كل منها قد تضيف أياماً، ولكل منها مسؤول مختلف.

معظم الشركات لا تقيس إلا المرحلة الأخيرة، عبر متوسط فترة التحصيل (متوسط عدد الأيام التي يستغرقها العملاء للسداد). لكن قياس الوقت الذي يُقضى في كل مرحلة، ولو تقريبياً، يُظهر في كل الحالات تقريباً أن جزءاً كبيراً من التأخير يقع قبل إصدار الفاتورة.

حالة توضيحية: مورد مستلزمات صناعية

لنأخذ موزّع مستلزمات صناعية في عمّان يبيع الأنابيب والقطع والأدوات للمقاولين والمصانع. شروط الدفع 60 يوماً، لكن المدير المالي يعتقد أن الدورة الحقيقية أطول من ذلك بكثير.

عينة من طلبات أسبوعين تكشف القصة. تصل الطلبات غالباً عبر WhatsApp والهاتف، ويُدخلها موظفو إدارة المبيعات في نهاية اليوم. فحص الائتمان يحتاج إلى المدير المالي، الذي يراجع الطلبات كل صباح، فتنتظر طلبات بعد الظهر يوماً كاملاً. السائقون يعيدون إشعارات التسليم الموقعة إلى المكتب مرة في الأسبوع. والمالية لا تصدر الفاتورة إلا حين يصبح الإشعار الموقع في الملف. وأقسام الحسابات لدى المقاولين كثيراً ما ترفض الفواتير التي لا تحمل رقم أمر الشراء الخاص بها، وهو رقم نادراً ما تسجله المبيعات.

قبل أن يتأخر أي عميل في الدفع، يكون قد مضى نحو أسبوعين بين التسليم ووصول فاتورة صحيحة إلى العميل. مهلة الستين يوماً تبدأ متأخرة، وبعض الفواتير تعيد العدّاد إلى الصفر بعد رفضها.

حلول عملية لكل مرحلة

1. سجّل الطلبات كاملة من المرة الأولى. استخدم نموذج طلب موحداً، أو قالباً قصيراً لطلبات WhatsApp، يشترط رقم أمر الشراء الخاص بالعميل، وعنوان التسليم، والشخص المسؤول عن التواصل. الطلبات الناقصة تُستكمل فوراً، لا بعد التسليم.
2. ضع قواعد ائتمان واضحة. دع النظام يعتمد الطلبات تلقائياً حين يكون العميل ضمن سقفه الائتماني ولا رصيد متأخراً عليه. الاستثناءات وحدها تذهب إلى شخص، مع بديل مسمّى عند غياب المعتمِد.
3. تحقق من المخزون عند إدخال الطلب. أكّد التوفر قبل أن تعِد بموعد. النقص الذي يُكتشف عند التجهيز يؤدي إلى تسليمات جزئية تعقّد الفوترة والدفع.
4. احصل على إثبات التسليم في اليوم نفسه. صورة للإشعار الموقع يرسلها السائق، أو توقيع إلكتروني على الهاتف، تغني عن نقل الأوراق إلى المكتب كل أسبوع. ويمكن أن يصل الأصل إلى الملف لاحقاً.
5. أصدر الفاتورة عند التسليم، لا وفق جدول. أصدرها في يوم وصول إثبات التسليم، وعليها رقم أمر الشراء الخاص بالعميل، وأرسلها مباشرة إلى مسؤول الذمم الدائنة لدى العميل.
6. عالج الخلافات بسرعة. سجّل كل فاتورة متنازع عليها مع رمز للسبب. الأنماط المتكررة في الرموز، مثل الأسعار الخاطئة أو غياب رقم أمر الشراء، تدل على المرحلة التي تسببت بها.
7. تابع قبل تاريخ الاستحقاق. تذكير قصير قبل أسبوع من الاستحقاق، يتأكد من أن الفاتورة وصلت واعتُمدت، يمنع كثيراً من حالات التأخر في الدفع.

قِس الدورة، لا الديون وحدها

للحفاظ على التحسينات، تابع بضعة مقاييس كل أسبوع، وراجعها مع المبيعات واللوجستيات والمالية معاً:

• الوقت من الطلب حتى التسليم، ويبيّن هل يسير الائتمان والتنفيذ دون عوائق.
• الوقت من التسليم حتى الفاتورة، ويجب أن يقترب من الصفر حين يصبح إثبات التسليم سريعاً.
• نسبة الفواتير المرفوضة مع أسبابها، وتبيّن كم مرة تعيد الأخطاء عدّاد الدفع إلى البداية.
• متوسط فترة التحصيل، ويبقى مفيداً مقياساً للنتيجة، لكنه لم يعد المقياس الوحيد.

كثير من هذه المقاييس يمكن استخراجه آلياً من الطوابع الزمنية في نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) بعد أن تصبح العملية متسقة. والأهم أن تراجعها الأقسام المعنية مجتمعة. فدورة الطلب إلى التحصيل تمر بثلاثة أقسام أو أربعة، والتحسينات لا تثبت إلا حين تنظر هذه الأقسام إلى الدورة كاملة معاً، بدلاً من أن يدافع كل منها عن مرحلته.

أين تفيد الأتمتة

بعد أن تصبح العملية نظيفة، تزيل الأتمتة معظم الجهد المتبقي: فحص الائتمان آلياً عند إدخال الطلب، وإثبات التسليم إلكترونياً، وإصدار الفواتير وإرسالها بالبريد الإلكتروني عند التسليم، وتذكيرات مجدولة قبل الاستحقاق وبعده. أما أتمتة العملية الحالية بفوضاها فلن تفعل سوى تسريع الأخطاء. لهذا تأتي مرحلتا «قيّم» و«ارسم» في منهجية KEMLAT قبل أي عمل على الأتمتة.

دورة أقصر وسيولة أكثر استقراراً

تقليص مدة دورة الطلب إلى التحصيل من أكثر الطرق مباشرة التي يستطيع بها فريق العمليات تحسين التدفق النقدي، دون أن تطلب من العملاء أي شيء جديد. ويعتمد ذلك على رؤية الدورة كاملة، وإصلاح نقاط التسليم بين الأقسام، وإصدار الفاتورة صحيحة من المرة الأولى.

تتولى خدمة التحول التشغيلي لدينا رسم العمليات التي تمتد عبر الأقسام، مثل دورة الطلب إلى التحصيل، وإعادة تصميمها، مع مسؤوليات واضحة وقياس للأداء، ثم يأتي عملنا في الأتمتة ليزيل الخطوات اليدوية حين تصبح العملية جاهزة.