أتمتة المستندات: العقود وعروض الأسعار والشهادات

يفتح مهندس مبيعات لدى مورد معدات صناعية عرض سعر الأسبوع الماضي، ويحفظه باسم جديد، ويبدأ بتغيير التفاصيل: اسم العميل، والأصناف، والأسعار، وشروط التسليم. بعد أربعين دقيقة يُرسَل العرض، وما زالت شروط الدفع الخاصة بالعميل السابق في الفقرة السادسة. لا ينتبه أحد حتى يصل أمر الشراء مستنداً إلى شروط لم تقصد الشركة تقديمها أصلاً.

تُنتج المؤسسات كلها تقريباً مستنداتها بهذه الطريقة. وأتمتة المستندات تستبدل عادة النسخ واللصق ثم الأمل في ألا يقع خطأ بقوالب تُعبّأ مباشرة من البيانات الموجودة لديك.

ما المقصود فعلاً بأتمتة المستندات

في أبسط صورها، تجمع أتمتة المستندات بين ثلاثة عناصر. القالب يحمل النص الثابت والتنسيق. والبيانات تأتي من نظام أو نموذج: بيانات العميل، والأصناف، والأسعار، والتواريخ، والأسماء. والقواعد تحدد ما يظهر: بند الكفالة في مبيعات المعدات فقط، وسطر الضريبة بالصيغة التي يتطلبها كل سوق، والنسخة العربية حين يطلبها العميل.

والناتج مستند جاهز، في العادة ملف PDF أو Word، يمكن مراجعته واعتماده وإرساله وحفظه آلياً. وتتحول مهمة الموظف من تجميع المستند إلى التحقق منه.

ولا جديد في هذه التقنية. فكثير من أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) تتضمن قوالب مستندات أصلاً، وهناك أدوات تتراوح بين دمج المراسلات في Word ومنصات مخصصة لتوليد المستندات وأدوات سير العمل مثل Power Automate، وكلها تستطيع إنتاج المستندات من البيانات. في معظم الشركات البرنامج موجود، والناقص هو مجموعة قوالب وقواعد مصممة كما يجب.

ثلاثة أنواع شائعة من المستندات وما يُؤتمت في كل منها

عروض الأسعار

عروض الأسعار كثيرة العدد، ولا تحتمل التأخير، ومليئة بأرقام موجودة أصلاً في النظام، ولذلك تكون غالباً أفضل نقطة للبدء. يجب أن تأتي الأسعار والخصومات وأوصاف الأصناف وبيانات العميل مباشرة من ERP أو CRM، لا أن يُعاد إدخالها يدوياً. ويمكن للقواعد أن تفرض حدود الخصم، فيذهب أي عرض يتجاوز خصماً معيناً إلى المدير قبل إرساله. كما يمكن إضافة مدة صلاحية العرض والشروط المعتادة آلياً حسب نوع العميل أو خط المنتجات.

العقود

تحمل العقود مخاطر أكبر وتختلف أكثر من حالة إلى أخرى، ولذلك يختلف الهدف. فبدلاً من توليد العقد كاملاً، أتمت الأجزاء الثابتة واضبط الأجزاء المتغيرة. قد تحتوي اتفاقية خدمة على بنود ثابتة لا تتغير أبداً، وبنود اختيارية تُنتقى من مكتبة بنود معتمدة، وجدول أسعار ومستويات خدمة يُعبّأ من البيانات. وأي شيء خارج المكتبة المعتمدة يذهب إلى من يراجع العقود. ويجب أن يعتمد مستشارك القانوني القالب ومكتبة البنود، أما الأتمتة فتضمن فقط أن تكون النسخة المعتمدة هي المستخدمة.

الشهادات

تصدر مراكز التدريب والمختبرات وشركات الفحص والمدارس شهاداتها على دفعات: شهادات إتمام، ونتائج فحوص، وشهادات معايرة، وإفادات حضور. وهذه مثالية للأتمتة لأن شكلها ثابت وبياناتها تأتي من قائمة. قد يصدر مركز تدريب في عمّان ينظم دورات شهرية بضع مئات من الشهادات كل شهر، تحمل كل منها اسماً بالعربية والإنجليزية، وعنوان الدورة، والتواريخ، ورقماً مرجعياً. وحين تُولَّد من سجلات الدورات يمكن إنتاجها خلال دقائق، برقم مرجعي فريد يمكن التحقق منه لاحقاً إذا شكك أحد في صحة شهادة.

تصميم قوالب لا تتعطل

تتعثر أتمتة المستندات في الغالب عند مرحلة القالب. يبدو القالب سليماً مع بيانات الاختبار، ثم يختل مع البيانات الحقيقية: أسماء شركات طويلة تخرج من إطارها، ونص عربي يظهر باتجاه خاطئ، وجدول ينقسم انقساماً سيئاً بين الصفحات. وبعض قواعد التصميم تمنع معظم ذلك.

• اختبر بأطول بياناتك الحقيقية وأكثرها فوضى. العميل صاحب أطول اسم، وعرض السعر الذي فيه أربعون سطراً، والشهادة التي تحمل اسماً عربياً ثلاثياً.
• تعامل مع العربية والإنجليزية كما يجب. إذا كانت المستندات ثنائية اللغة، فاختبر بعناية اتجاه الكتابة من اليمين إلى اليسار، والأرقام، والأسطر التي تمزج اللغتين، في الأداة التي تختارها. فبعض الأدوات تتعامل مع ذلك أفضل بكثير من غيرها.
• اجعل المنطق مكتوباً وظاهراً. اكتب كل قاعدة تحدد ما يظهر في المستند، بلغة بسيطة، إلى جانب القالب. فسيحتاج أحدهم إلى تعديل قاعدة في السنة القادمة.
• اضبط إصدارات القوالب. يجب أن تكون هناك نسخة حالية واحدة قابلة للاستخدام من كل قالب. وتُؤرشف النسخ القديمة مع تواريخها، حتى تستطيع أن تبيّن أي صيغة كانت سارية حين صدر المستند.
• حدّد من يحق له تعديل القوالب. إذا استطاع أي شخص تغيير القالب، فسيعود تدريجياً إلى عادة النسخ والتعديل التي أردت التخلص منها.

الاعتماد والتوقيع والإرسال

توليد المستند جزء من العملية فقط. والباقي هو توجيهه إلى الشخص المناسب، واعتماده وإرساله، والاحتفاظ بسجل له. وهنا تضيف أتمتة سير العمل معظم قيمتها.

المسار المعتاد لعرض السعر: ينشئه موظف المبيعات في النظام، فيُولَّد المستند، وتتحقق القواعد إن كان يحتاج إلى اعتماد حسب القيمة أو الخصم، ويصل إلى صاحب الاعتماد ليعتمده أو يعيده بنقرة واحدة، ثم يُرسَل المستند المعتمد بالبريد إلى العميل ويُحفظ في سجله. وكل خطوة مسجلة.

ويمكن للتوقيع الإلكتروني أن يختصر ذلك أكثر، وخاصة في العقود. لكن ملاءمته تعتمد على نوع المستند والأطراف المعنية، فتحقق مع مستشارك القانوني من المستندات التي يمكن توقيعها إلكترونياً في حالتك، وتلك التي ما زالت تحتاج إلى توقيع بخط اليد أو ختم.

كيف تبدأ دون مشروع كبير

1. اختر نوعاً واحداً من المستندات كثير العدد وكثير الأخطاء. وعروض الأسعار أو الشهادات خيار جيد في العادة.
2. اجمع عشرين مثالاً حقيقياً واكتب كل اختلاف بينها: الأقسام الاختيارية، والشروط المختلفة، واللغات.
3. حدد مصدر كل معلومة. إذا لم تكن البيانات في نظام، فعالج ذلك أولاً أو استخدم نموذجاً بسيطاً مضبوطاً.
4. ابنِ القالب والقواعد، ثم اختبرها على الأمثلة الحقيقية وعلى أسوأ الحالات.
5. أضف خطوتي الاعتماد والحفظ بعد أن يصبح التوليد موثوقاً.
6. احذف القوالب القديمة من المجلدات المشتركة حتى لا يُعاد استخدامها.

مستندات صحيحة من المرة الأولى

أتمتة المستندات لا توفر وقت الكتابة فقط. فهي تجعل الصيغة المتفق عليها والأسعار الصحيحة والاعتمادات المطلوبة جزءاً تلقائياً من كل مستند، وتترك سجلاً واضحاً لما صدر ومتى.

تصمم خدمة الأتمتة الذكية لدينا سير عمل المستندات هذا وتبنيه، من تصميم القوالب إلى توجيه الاعتمادات والحفظ. وإذا كانت بيانات العملاء والأسعار موزعة على جداول متفرقة، فتنظيمها من عمل خدمة الأنظمة المؤسسية، ويأتي عادة أولاً.