تنبيهات المخزون الآلية ونقاط إعادة الطلب لشركات التوزيع

يكتشف موزّع مشروبات في عمّان بعد ظهر يوم خميس أن أكثر أصنافه مبيعاً من المياه المعبأة نفد من المستودع الرئيسي، قبيل عطلة نهاية أسبوع حارة. المورد يحتاج إلى خمسة أيام للتوريد. وفي الوقت نفسه يحتفظ المستودع ذاته بمخزون يكفي أربعة أشهر من نكهة عصير لا تكاد تُباع. المشتري ليس مهملاً، فهو يعمل من تقرير مخزون أسبوعي ومن ذاكرته، وليس أي منهما سريعاً بما يكفي للأصناف سريعة الدوران.

نقاط إعادة الطلب وتنبيهات المخزون الآلية تحل هذه المشكلة، إذ تخبر المشترين صنفاً صنفاً متى حان وقت الطلب. الحساب بسيط. أما الانضباط في تحديثه باستمرار فهو ما تقصّر فيه معظم الشركات.

نقطة إعادة الطلب بلغة بسيطة

نقطة إعادة الطلب هي مستوى المخزون الذي يجب عنده إصدار طلب جديد، بحيث تصل البضاعة قبل أن ينفد الموجود. ولها جزءان:

• الطلب خلال مدة التوريد. الكمية التي تتوقع بيعها أثناء انتظار وصول البضاعة من المورد. وتُحسب بضرب متوسط المبيعات اليومية في مدة التوريد بالأيام.
• مخزون الأمان. كمية احتياطية إضافية تغطي الأيام التي ترتفع فيها المبيعات عن المتوسط أو يتأخر فيها المورد.

إذن المعادلة هي: نقطة إعادة الطلب تساوي متوسط المبيعات اليومية مضروباً في مدة التوريد، مضافاً إليه مخزون الأمان. وحين ينخفض المخزون المتوفر، مضافاً إليه ما هو مطلوب ولم يصل بعد، إلى هذا المستوى أو أقل، يكون قد حان وقت الطلب.

مثال محسوب

لنفترض أن صنفاً يُباع منه 40 كرتونة يومياً في المتوسط، وأن المورد يورّد خلال 5 أيام. الطلب خلال مدة التوريد هو 40 ضرب 5، أي 200 كرتونة. المبيعات تصل أحياناً إلى 60 كرتونة في اليوم، والتوريد يتأخر يوماً أحياناً، فتقرر مخزون أمان قدره 120 كرتونة، أي ما يعادل مبيعات ثلاثة أيام عادية. نقطة إعادة الطلب هي 200 زائد 120، أي 320 كرتونة.

حين ينخفض المخزون المتاح إلى 320، ينبّه النظام المشتري. وإذا كانت كمية الطلب محددة لتغطية مبيعات أسبوعين، يطلب المشتري نحو 560 كرتونة، مع تعديلها حسب حجم المنصات أو الحد الأدنى لدى المورد.

هناك طرق إحصائية أدق لحساب مخزون الأمان، تستخدم التباين في الطلب اليومي وفي مدة التوريد. لكن لمعظم شركات التوزيع متوسطة الحجم، تكفي قاعدة عملية تقوم على عدد أيام التغطية، تُحدد لكل فئة من الأصناف، بدايةً معقولة يمكن تحسينها لاحقاً.

ليست كل الأصناف بالأهمية نفسها

كثيراً ما يحمل الموزعون آلاف الأصناف. تحديد نقطة إعادة الطلب لكل صنف على حدة غير عملي ما لم تُجمع الأصناف في فئات. التصنيف البسيط ABC، الذي يقسم الأصناف إلى ثلاث فئات حسب قيمة مبيعاتها، يعمل جيداً:

هذا يركز وقت المشترين على الأصناف التي يكلّف نفادها مالاً حقيقياً، ويمنعهم من الإفراط في شراء الأصناف البطيئة لمجرد الاحتياط.

تصميم تنبيهات يتصرف الناس بناءً عليها

التنبيه لا يفيد إلا إذا وصل إلى الشخص المناسب بصيغة تسمح له بالتصرف بسرعة. رسالة بريد يومية فيها 400 صنف دون نقطة إعادة الطلب سيتجاهلها الجميع بحلول الأسبوع الثاني.

1. أرسل التنبيهات إلى المشتري المسؤول عن المورد أو الفئة. لا إلى صندوق بريد عام.
2. جمّع التنبيهات حسب المورد. المشترون يطلبون حسب المورد، وقائمة التنبيهات المجمّعة بهذه الطريقة يمكن أن تتحول إلى مسودة أمر شراء بنقرة واحدة في كثير من أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
3. أرفق السياق. المخزون الحالي، والكمية المطلوبة التي لم تصل، ومتوسط المبيعات اليومية، وأيام التغطية المتبقية، والكمية المقترح طلبها.
4. افصل العاجل عن الروتيني. الأصناف التي نزلت فعلاً دون مخزون الأمان، أو التي تكفي لأقل من يومين، توضع في أعلى القائمة أو تُرسل في رسالة منفصلة.
5. تابع ما يحدث بعد التنبيه. إذا بقي تنبيه لصنف من الفئة A دون استجابة يومين، فأبلغ مدير المشتريات.

معظم أنظمة ERP، ومنها Odoo وSAP Business One وMicrosoft Dynamics، تدعم قواعد إعادة الطلب ويمكنها إصدار مقترحات الشراء آلياً. وحين تكون الميزات المدمجة في النظام محدودة، يمكن لسير عمل مجدول للبيانات أن يحسب أيام التغطية من سجل المبيعات ويرسل التنبيهات بالبريد الإلكتروني أو عبر تطبيق مراسلة.

أصلح البيانات قبل أن تثق بالتنبيهات

التنبيهات الآلية لا تكون أفضل من أرقام المخزون التي تقف خلفها. إذا أظهر النظام 300 كرتونة والرف يحمل 150، فسيأتي التنبيه متأخراً. قبل تشغيل الأتمتة، تأكد من أن الاستلام والصرف يُسجلان فوراً، وأن جرد أصناف الفئة A منتظم، وأن مدد التوريد في النظام تعكس ما يورده الموردون فعلاً لا ما يعدون به. دقة المخزون مسألة عمليات أولاً.

ومن المفيد أيضاً التأكد من اتساق وحدات القياس. إذا سُجلت المبيعات بالعبوة الواحدة والمشتريات بكرتونة من اثنتي عشرة عبوة، فيجب أن يحوّل كل حساب الوحدات تحويلاً صحيحاً، وإلا ستكون نقطة إعادة الطلب بعيدة جداً عن الصواب.

وأخيراً، اتفقوا على من يحق له تغيير إعدادات إعادة الطلب. إذا كان أي مستخدم يستطيع تعديل نقطة إعادة الطلب أو مدة التوريد، فستنحرف الإعدادات مع الوقت لأن الناس يعدّلونها لإسكات التنبيهات. امنح هذه الصلاحية لمدير المشتريات أو مخطط المخزون، وسجّل كل تغيير، وراجع إعدادات أصناف الفئة A مع إعادة الحساب الشهرية.

من إطفاء الحرائق إلى الروتين

نقطة إعادة طلب واضحة لكل صنف مهم، محدّثة باستمرار، وتدعمها تنبيهات تصل إلى المشتري المناسب، تحوّل ضبط المخزون من إطفاء حرائق أسبوعي إلى روتين يومي هادئ. يقضي المشترون وقتاً أقل في ملاحقة النواقص ووقتاً أكثر في التفاوض مع الموردين، ويتوقف تكدس المخزون البطيء لأن أحداً لم يعد يحتاج إلى الشراء الزائد ليطمئن.

تبني خدمة الأتمتة الذكية لدينا تنبيهات المخزون الآلية، ومسارات إعادة الطلب، وتقارير المخزون فوق نظام ERP لديك، وفق مبدأ منهجية KEMLAT القائم على ألا تبدأ الأتمتة إلا بعد أن تصبح العملية والبيانات التي تقوم عليها سليمتين.