تقضي فرق الحسابات والمشتريات والعمليات ساعات في إدخال بيانات فواتير الموردين وسندات الاستلام والإيصالات والنماذج يدوياً في النظام المحاسبي أو في نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP). تصل المستندات بالبريد الإلكتروني، أو صوراً ممسوحة ضوئياً أو ملتقطة بالهاتف، بالعربية والإنجليزية، ولكل مورد شكله الخاص. وأخطاء الإدخال في المبالغ أو الأرقام الضريبية أو التواريخ لا تظهر إلا لاحقاً، حين يصبح تتبعها أصعب بكثير.
تجهز Kemlat عملية تقرأ مستنداتك، وتستخرج الحقول التي تحتاجها، وتتحقق منها وفق قواعدك وسجلاتك الحالية، ثم ترسل البيانات إلى نظامك. والمستندات التي تتعذر قراءتها بوضوح، أو تنقصها بيانات، أو تتجاوز قيمة متفقاً عليها، تذهب إلى موظف لمراجعتها قبل ترحيل أي قيد. ويبين تقرير الجودة عدد المستندات التي مرت تلقائياً، وعدد ما صُحح منها، وأسباب التصحيح.
كيف نعمل
- 01
تحليل عينات المستندات
نجمع عينة تمثل كل نوع من المستندات وكل شكل يستخدمه الموردون، بما فيها الصور الرديئة. ونحدد الحقول المطلوبة، وموقع كل منها، والاختلافات التي تسبب المشكلات.
- 02
الاتفاق على الحقول وقواعد التحقق
نتفق مع فريق المالية أو العمليات على قواعد التحقق، مثل أن يساوي مجموع البنود إجمالي الفاتورة، وأن يكون المورد مسجلاً لديكم، وأن تطابق الفاتورة أمر الشراء الخاص بها. ونحدد أيضاً الحالات التي تذهب دائماً إلى موظف.
- 03
بناء الاستخراج والربط
نجهز تقنية التعرف على النصوص (OCR)، التي تحوّل الصور والمستندات الممسوحة إلى نص، ونموذج ذكاء اصطناعي يستخرج من هذا النص الحقول المتفق عليها. ثم نربط النتائج بنظامك المحاسبي أو ERP أو نظام حفظ المستندات، وإذا لم يتوفر ربط مباشر مع النظام نستخدم صيغة ملف الاستيراد التي يقبلها.
- 04
اختبار على مستندات جديدة
نشغّل العملية على مجموعة مستندات لم تُستخدم أثناء الإعداد، ونقارن النتائج بالإدخال اليدوي. ونعالج الأخطاء في القواعد أو الإعدادات قبل التشغيل الفعلي.
- 05
إطلاق مع قائمة مراجعة
يراجع الموظفون المستندات التي أحالها النظام إلى المراجعة في قائمة بسيطة، فيعتمدون كل مستند أو يصححونه أو يرفضونه. ولا يُرحَّل أي مستند خارج الحدود المتفق عليها دون اعتماد موظف.
- 06
متابعة الجودة
نتابع الدقة والاستثناءات بعد الإطلاق، ونعدّل القواعد حين يغيّر الموردون شكل مستنداتهم.
ما الذي تستلمه
تحليل عينات المستندات
تحليل مكتوب لأنواع المستندات والحقول المطلوبة والأشكال الصعبة، مع طريقة التعامل المقترحة لكل منها.
استخراج وتحقق وربط
عملية تعمل فعلياً، تقرأ المستندات وتتحقق من البيانات وترسلها إلى نظامك المحاسبي أو ERP أو نظام الحفظ.
قواعد المراجعة وقائمة الاستثناءات
قواعد متفق عليها لتحديد المستندات التي تحتاج إلى موظف، وقائمة يعتمد فيها الموظفون هذه المستندات أو يصححونها.
تقرير الجودة
أرقام عن المستندات المعالجة والمحالة إلى المراجعة والتصحيحات، مع الأسباب الرئيسية للأخطاء.
دليل التشغيل
تعليمات مختصرة لفريقك حول التعامل مع الاستثناءات، وإضافة شكل مورد جديد، ومراجعة السجلات.
ما الذي يتغير لديك
- يقضي موظفو الحسابات والعمليات وقتهم في التدقيق ومعالجة الاستثناءات بدلاً من الإدخال اليدوي.
- تُكتشف معظم أخطاء المبالغ والتواريخ والمراجع عند الإدخال، لا عند إقفال نهاية الشهر.
- لكل مستند حالة واضحة وسجل يبين من راجعه أو عدّله.
- يستطيع الفريق معالجة عدد أكبر من المستندات دون زيادة مماثلة في العمل اليدوي.
موقع الخدمة في منهجية KEMLAT
النطاق: لخدمات الذكاء الاصطناعي وقراءة المستندات تكاليف تشغيل تعتمد على عدد الصفحات المعالجة، وتُحتسب منفصلة. وتدعم الخدمة التدقيق المحاسبي لكنها لا تحل محله، ويجب تأكيد المسائل الضريبية ومسائل الفوترة الإلكترونية مع محاسبك.
أسئلة يطرحها العملاء
ما مدى دقة الاستخراج التلقائي؟
تعتمد الدقة على جودة مستنداتك وتنوعها، ولهذا نختبر على عيناتك قبل الاتفاق على الطريقة. الفواتير الرقمية الواضحة تُقرأ بدقة أعلى من الصور الرديئة أو الخط اليدوي. وأي نتيجة لا يكون النظام واثقاً منها تذهب إلى موظف.
هل تتعامل الخدمة مع المستندات العربية؟
نعم، لكن الصور العربية الممسوحة والمستندات التي تخلط العربية بالإنجليزية تحتاج إلى اختبار دقيق. لذلك ندخلها في العينة من البداية حتى تعكس النتائج مستنداتك الحقيقية.
إلى أي أنظمة يمكن إرسال البيانات؟
تقبل معظم الأنظمة المحاسبية وأنظمة ERP البيانات عبر ربط مباشر أو ملف استيراد. نتحقق مما يدعمه نظامك أثناء التحليل، ونختار أكثر الطرق التي يتيحها موثوقية.
هل يمكن ترحيل الفواتير دون مراجعة أحد؟
فقط إذا قررت ذلك، وفقط في حالات تعدّها منخفضة المخاطر، مثل فواتير موردين معروفين لا تتجاوز قيمة متفقاً عليها. وننصح بمراجعة كل الفواتير في البداية، ثم تخفيف القواعد بعد أن تثبت النتائج موثوقيتها.
ما المطلوب منا؟
عينات من كل نوع من المستندات، وصلاحية دخول إلى نسخة تجريبية من النظام المستهدف، وشخص من المالية أو العمليات يؤكد القواعد ويعتمد نتائج الاختبار.
خدمات مرتبطة
كل الخدماتابدأ بمحادثة
أخبرنا أين تقف اليوم، وسنقترح عليك الخطوة الأولى المناسبة دون أي التزام.