عندما يزيد عدد المشاريع التي تديرها المؤسسة في وقت واحد، يتابع كل مدير مشاريعه بطريقته. فتصل التقارير بصيغ مختلفة، وتتنافس المشاريع على الأشخاص أنفسهم، ولا ترى الإدارة أي المشاريع متأخر، وأيها معرض للخطر، وأيها يجب إيقافه. وتُتخذ القرارات لكل مشروع على حدة، دون صورة شاملة.
تؤسس Kemlat مكتب إدارة المشاريع (PMO)، وهو وحدة صغيرة تضع معايير موحدة لإدارة المشاريع وتعطي الإدارة صورة واحدة لها جميعًا. نصممه بحجم مؤسستك: النماذج وآلية المتابعة ولوحة المؤشرات وقواعد القرار التي تحتاجها فعلًا، دون زيادة. ثم ندرب من سيديرونه وندعم أولى دورات المراجعة فيه.
كيف نعمل
- 01
تقييم الممارسة الحالية
نراجع كيف تُقترح المشاريع وتُعتمد وتُتابع وتُغلق اليوم، ونقابل المسؤولين عن المشاريع ومديريها. ومن ذلك نقدّر مستوى الضبط الذي تحتاجه مؤسستك بحسب عدد مشاريعها وحجمها.
- 02
تصميم نموذج المكتب
نحدد دور المكتب، من وحدة تقتصر على جمع التقارير إلى وحدة تعتمد المشاريع وترتب أولوياتها أيضًا. ونتفق على موقعه في الهيكل التنظيمي ومن يعمل فيه.
- 03
بناء الإطار والنماذج
نحدد مراحل المشروع ونقاط الاعتماد، ثم نعد نموذجًا لكل مرحلة، مثل طلب المشروع والخطة وتقرير الحالة وسجل المخاطر وتقرير الإغلاق. ولا يطلب كل نموذج إلا المعلومات اللازمة للقرار الذي يخدمه.
- 04
إعداد لوحة المتابعة
نبني لوحة مؤشرات تعرض حالة كل مشروع وجدوله ومخاطره واحتياجه من الموظفين، باستخدام أدوات لديك أصلًا حيثما أمكن، مثل Excel أو Power BI.
- 05
التدريب والإطلاق
ندرب موظفي المكتب ومديري المشاريع والمسؤولين عنها على الإطار الجديد، ثم نعقد معهم أول مراجعة مشتركة لجميع المشاريع.
- 06
المراجعة والتعديل
بعد أولى دورات المراجعة، نتحقق من النماذج والخطوات المستخدمة فعلًا، ونحذف أو نبسّط كل ما يضيف جهدًا دون أن يساعد في القرار.
ما الذي تستلمه
إطار الحوكمة
مراحل المشروع ونقاط الاعتماد والأدوار وقواعد القرار لاختيار المشاريع وتنفيذها وإغلاقها.
نماذج المشاريع
نماذج قصيرة لطلبات المشاريع والخطط وتقارير الحالة والمخاطر والتغييرات والإغلاق.
لوحة المتابعة والتقارير
لوحة مؤشرات وتقرير موحد يعطيان الإدارة صورة واحدة لجميع المشاريع.
خطة تشغيل المكتب
دور المكتب وموظفوه وجدول اجتماعاته ودورة تقاريره، مكتوبة ليتمكن فريقك من تشغيله دون مساعدة خارجية.
تدريب موظفي المكتب والمديرين
جلسات عملية على الإطار والنماذج ولوحة المتابعة، بأمثلة من مشاريعك الحالية.
ما الذي يتغير لديك
- تراجع الإدارة جميع المشاريع معًا، وتقرر أيها يبدأ أو يُعلَّق أو يتوقف.
- تُعرض حالة المشاريع بالطريقة نفسها في المؤسسة كلها.
- يُكتشف التعارض على الموظفين المشتركين ويُعالج قبل أن يؤخر المشاريع.
- يعمل المكتب بموظفيك بعد اكتمال التأسيس.
موقع الخدمة في منهجية KEMLAT
النطاق: تشمل الخدمة تأسيس المكتب ودعم أولى دوراته. أما تشغيله بصورة مستمرة، أو إدارة مشاريع بعينها، فيمكن الاتفاق عليهما كخدمة منفصلة.
أسئلة يطرحها العملاء
هل مؤسستنا أصغر من أن تحتاج إلى PMO؟
ليس إن كنت تدير عدة مشاريع في وقت واحد. ففي المؤسسات الأصغر قد يكون المكتب شخصًا واحدًا بدوام جزئي، مع أداة متابعة بسيطة واجتماع مراجعة منتظم. والتصميم يناسب حجمك.
ما الأدوات التي نحتاجها؟
تستطيع معظم المؤسسات البدء بأدوات تملكها أصلًا، مثل Excel أو SharePoint أو Power BI. ويمكن إضافة برنامج مخصص لإدارة المشاريع لاحقًا إذا برّر عدد المشاريع ذلك.
من يجب أن يعمل في المكتب؟
عادةً شخص لديه خبرة في المشاريع ويحظى باحترام المديرين، ويتبع المدير العام أو أحد كبار المديرين. ونساعدك على تعريف الدور والمهارات المطلوبة.
كيف تتجنبون التعقيد الإداري؟
يجب أن يخدم كل نموذج وكل خطوة قرارًا محددًا. نبدأ بالحد الأدنى، ونتحقق مما يُستخدم فعلًا، ونحذف كل ما لا ينتج سوى الأوراق.
ماذا تحتاجون منا؟
مسؤولًا من الإدارة العليا، وقائمة بالمشاريع الحالية، وأمثلة على طريقة متابعتها اليوم، ووقتًا مع من سيديرون المكتب ويستخدمونه.
خدمات مرتبطة
كل الخدماتابدأ بمحادثة
أخبرنا أين تقف اليوم، وسنقترح عليك الخطوة الأولى المناسبة دون أي التزام.