يشعر معظم المديرين بأن العمل أبطأ مما ينبغي. الطلبات تنتظر الاعتماد، والبيانات نفسها تُدخل في نظامين، وإعداد تقارير نهاية الشهر يستغرق أيامًا من الملاحقة. أما السبب فأصعب في التشخيص، فقد يكون في الإجراء أو النظام أو غموض المسؤوليات أو نقص المهارات، ولكل منها علاج مختلف. ومن دون تشخيص واضح، تشتري مؤسسات كثيرة برامج أو توظف أشخاصًا لحل مشكلة لم تُحدَّد بعد.
ينظر تشخيص Kemlat إلى الطريقة التي يسير بها العمل فعلًا في مؤسستك، لا إلى ما تقوله الإجراءات المكتوبة. نتحدث مع من يؤدون العمل، ونتتبع معاملات حقيقية من بدايتها إلى نهايتها، ونراجع الأنظمة والتقارير التي يعتمدون عليها. والنتيجة ملخص قصير مبني على الأدلة للوضع الحالي، وقائمة تحسينات مرتبة حسب الأولوية، فتعرف بماذا تبدأ وما الذي يمكن تأجيله.
كيف نعمل
- 01
الاتفاق على النطاق والهدف
نلتقي المالك أو المدير العام للاتفاق على المجالات المشمولة والقرارات التي يجب أن يخدمها التشخيص. ثم نحدد الأشخاص الذين سنقابلهم والمستندات والتقارير المطلوب جمعها.
- 02
جلسات حوار منظمة مع فريقك
نعقد جلسات منظمة مع المديرين والموظفين المنفذين في كل مجال. نسأل كيف يصل العمل، ومن يقرر، وأين ينتظر، وما الطرق غير الرسمية التي يلجأ إليها الموظفون لإنجازه.
- 03
تتبع معاملات حقيقية
نتتبع عددًا من الحالات الفعلية، مثل طلب عميل أو دفعة لمورد، من الطلب الأول حتى القيد الأخير. يكشف ذلك انتقال العمل بين الأشخاص والتأخير وإعادة العمل كما تحدث فعلًا، وهي كثيرًا ما تختلف عن الإجراء المكتوب.
- 04
تحليل الأسباب والفرص
نصنف النتائج حسب السبب الجذري: الإجراءات أو الأدوار أو الأنظمة أو البيانات أو المهارات. ونحدد لكل مشكلة أثرها على العمل والجهد اللازم لمعالجتها.
- 05
ترتيب الأولويات وعرضها
نرتب الفرص حسب القيمة والجهد ونعرضها على الإدارة. وتنتهي الجلسة باتفاق على ما يُنفَّذ أولًا ومن المسؤول عن كل إجراء.
ما الذي تستلمه
جلسات حوار مع الأطراف المعنية
مقابلات وورش عمل منظمة مع من يديرون العمل ومن ينفذونه، مع مشاركة الملاحظات لمراجعتك.
ملخص الوضع الحالي والتحديات
وثيقة قصيرة تصف كيف يسير العمل اليوم، وأين يتعطل ولماذا، مدعومة بالحالات التي تتبعناها.
تحليل الأسباب الجذرية
ربط كل مشكلة بسببها الرئيسي، حتى لا تُعالج مشكلة في النظام على أنها مشكلة في الإجراءات أو المسؤوليات.
قائمة فرص وأولويات
تحسينات عملية مرتبة حسب قيمتها للعمل والجهد المطلوب، مع اقتراح مسؤول عن كل منها.
جلسة مراجعة مع الإدارة
جلسة عمل مع فريق القيادة لمراجعة النتائج والاتفاق على الإجراءات الأولى.
ما الذي يتغير لديك
- تتفق الإدارة على المشكلات القليلة الأهم، بناءً على أدلة لا على آراء.
- تتجنب الإنفاق على أنظمة أو تعيينات لا تعالج السبب الحقيقي.
- لكل أولوية مسؤول محدد وخطوة أولى واضحة.
- تملك نقطة انطلاق متينة لتحسين الإجراءات أو اختيار نظام أو إعداد خارطة طريق للتحول.
موقع الخدمة في منهجية KEMLAT
النطاق: يحدد التشخيص المشكلات ويرتبها، ولا يشمل تنفيذ الحلول. أما العمل اللاحق، مثل إعادة تصميم الإجراءات أو مشروع نظام، فيُتفق على نطاقه منفصلًا بعد الاتفاق على الأولويات.
أسئلة يطرحها العملاء
ما المجالات التي يشملها التشخيص؟
نتفق على ذلك في البداية. بعض العملاء يريدون مراجعة المؤسسة كلها، وآخرون يريدون مجالًا واحدًا مثل المبيعات أو المشتريات. والنطاق الأضيق يعطي نتائج أعمق، لذلك ننصح عادةً بالبدء حيث يكون التأخير أكثر ضررًا.
كم من وقت فريقي يحتاج هذا العمل؟
يشارك معظم من نقابلهم في جلسة واحدة، وقد يحتاج بعض الأشخاص الرئيسيين إلى متابعة قصيرة. ونخطط الجلسات بعيدًا عن أوقات الضغط حتى لا يتأثر العمل اليومي.
ماذا تحتاجون منا؟
مسؤولًا من الإدارة يتبنى العمل، والوصول إلى الأشخاص الذين سنقابلهم، ونماذج من المستندات والتقارير وشاشات الأنظمة التي يستخدمونها. والإجابات الصريحة أهم من المستندات المنمقة.
هل سيُحمَّل الموظفون مسؤولية المشكلات؟
لا. ينظر التشخيص إلى الإجراءات والأدوار والأنظمة، لا إلى الأفراد. ونعرض الأنماط المتكررة دون نسبة أي رأي إلى قائله، وهذا يشجع الموظفين على الحديث بصراحة.
ماذا يحدث بعد التشخيص؟
يمكنك العمل على الأولويات بفريقك أو بمساعدتنا. ومن الخطوات التالية المعتادة تحسين الإجراءات، أو تقييم الجاهزية الرقمية، أو إعداد خارطة طريق للتحول.
خدمات مرتبطة
كل الخدماتابدأ بمحادثة
أخبرنا أين تقف اليوم، وسنقترح عليك الخطوة الأولى المناسبة دون أي التزام.