يرسل فريق المبيعات عروض الأسعار ثم يفقد أثرها. ينشغل المندوب، فلا يسمع العميل شيئاً بعد ذلك، وكثيراً ما يشتري من منافس تابعه. ولا يتذكر أحد تجديد العقود إلا بعد انتهائها، وتعتمد التذكيرات على ذاكرة كل موظف أو دفتره. ولا يعرف المديرون أي متابعة تأخرت حتى تصل أرقام الشهر، وحينها تكون الفرصة قد ضاعت.
تحوّل Kemlat طريقة المتابعة لديك إلى قواعد مكتوبة، وتجهزها في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مربوطاً بالبريد الإلكتروني أو واتساب. ينشئ النظام مهام لمندوبي المبيعات، ويرسل تذكيرات متفقاً عليها إلى العملاء، وينبه المديرين حين تطول فترة انتظار فرصة بيع. أما المحادثات التي تحتاج إلى لمسة شخصية فتبقى مع المندوب، ويذكّره النظام بها حتى لا تُنسى.
كيف نعمل
- 01
الاتفاق على قواعد المتابعة
نعمل مع إدارة المبيعات على تحديد قواعد لعروض الأسعار الجديدة، والعروض التي لم يُرد عليها، والتجديدات، والعملاء الذين توقفوا عن الطلب. وتحدد كل قاعدة متى تُطبق، والقناة، والرسالة، والمسؤول عنها.
- 02
تجهيز بيانات CRM
نتأكد من أن النظام يحتوي الحقول التي تحتاجها القواعد، مثل تواريخ العروض والتجديدات ومسؤول كل حساب، وننظف السجلات الأساسية. فالقواعد لا تعمل إذا غابت التواريخ أو لم يُحدد المسؤول، ولذلك تأتي هذه الخطوة أولاً.
- 03
ربط البريد وواتساب
نربط CRM ببريد شركتك، وبواتساب عند الاتفاق على ذلك عبر منصة واتساب للأعمال (WhatsApp Business Platform)، وهي الخدمة الرسمية من Meta لربط أنظمة الشركات. نكتب نماذج الرسائل مع فريقك، ونرسل نماذج واتساب إلى Meta لاعتمادها، لأن Meta تشترط نماذج معتمدة للرسائل التي تبدأ بها الشركة المحادثة.
- 04
بناء المهام والتذكيرات والتنبيهات
نجهز المهام التلقائية للمندوبين، والتذكيرات للعملاء، والتنبيهات للمديرين. ويُستبعد تلقائياً كل عميل يطلب إيقاف الرسائل.
- 05
الاختبار والإطلاق
نختبر كل قاعدة على سجلات تجريبية، ونراجع الرسائل باللغتين، ثم نطلق النظام مع فريق المبيعات بعد جلسة تدريب.
- 06
التقارير والتحسين
نجهز تقارير المتابعة حسب المندوب ومرحلة البيع، ثم نعدّل القواعد بناءً على ردود العملاء والنتائج.
ما الذي تستلمه
قواعد المتابعة والتذكير
مجموعة قواعد واضحة لعروض الأسعار والتجديدات وتذكيرات العملاء، تحدد التوقيت والقناة والرسالة والمسؤول.
ربط CRM بالبريد أو واتساب
ربط جاهز يرسل الرسائل المعتمدة، ويحفظ كل رسالة في سجل العميل.
مهام وتنبيهات لفريق المبيعات
مهام تلقائية للمندوبين، وتنبيهات للمديرين حين تتأخر متابعة.
تقارير المتابعة والصلاحيات
تقارير بالمتابعات المفتوحة والمتأخرة والمنجزة، مع صلاحيات تجعل كل شخص يرى ما يسمح به دوره فقط.
ما الذي يتغير لديك
- لكل عرض سعر وكل تجديد خطوة تالية ومسؤول.
- يتلقى العملاء تذكيرات متسقة في الأوقات المتفق عليها، دون أن يضطر الموظفون إلى تذكر كل واحدة.
- يرى المديرون المتابعات المتأخرة والوقت ما زال متاحاً للتصرف.
- يبقى سجل المتابعة في CRM حين يغير المندوب دوره أو يغادر.
موقع الخدمة في منهجية KEMLAT
النطاق: تُدفع تراخيص CRM ورسوم رسائل واتساب منفصلة، وتعتمد على المزود وعدد الرسائل. وإذا لم يكن لديك نظام CRM بعد، فاختياره وإعداده خدمة مستقلة.
أسئلة يطرحها العملاء
هل نحتاج إلى نظام CRM لهذه الخدمة؟
نعم. تحتاج القواعد إلى مكان واحد يضم العملاء وعروض الأسعار والتواريخ. وإذا لم يكن لديك نظام، أو كان النظام الحالي قليل الاستخدام، يمكننا البدء بإعداد CRM ثم إضافة أتمتة المتابعة.
ألن يشعر العملاء بأنهم يتلقون رسائل مزعجة؟
ليس إذا كانت القواعد معقولة. نتفق على عدد محدود من التذكيرات، ونكتبها بأسلوب شركتك، ونوقفها حين يرد العميل أو يطلب إيقافها. وتبقى المتابعات المهمة اتصالات أو رسائل شخصية من المندوب.
هل يمكن إرسال رسائل واتساب تلقائياً؟
نعم، عبر منصة واتساب للأعمال (WhatsApp Business Platform) وباستخدام نماذج اعتمدتها Meta. ويجب أن يكون العميل قد وافق على تلقي رسائلك عبر واتساب، وهذا شرط تفرضه Meta، وله أهمية أيضاً بموجب قانون حماية البيانات الشخصية الأردني لسنة 2023.
ما المطلوب من فريق المبيعات؟
مدير مبيعات يقرر القواعد، وصلاحية دخول إلى CRM وحسابات البريد، وأمثلة على الرسائل التي ترسلونها اليوم. ويحتاج الفريق أيضاً إلى إبقاء الحقول الأساسية محدّثة، مثل تواريخ عروض الأسعار.
خدمات مرتبطة
كل الخدماتابدأ بمحادثة
أخبرنا أين تقف اليوم، وسنقترح عليك الخطوة الأولى المناسبة دون أي التزام.