قد يُطلق نظام ERP أو CRM أو بوابة جديدة في موعده ومع ذلك يفشل. يحتفظ الموظفون بجداولهم، ويُدخلون البيانات متأخرة أو ناقصة، ويجدون طرقًا للالتفاف على الإجراء الجديد. ثم تصل إلى المديرين تقارير لا يثقون بها، وتدفع المؤسسة ثمن نظام لا يستخدمه إلا جزء من الفريق. وكثيرًا ما لا يكون السبب في البرنامج نفسه، بل في أن الموظفين لم يُهيَّؤوا للتغيير الذي سيطرأ على عملهم.
تتولى Kemlat الجانب البشري من تغيير الأنظمة. نحدد من يتأثر بالتغيير وكيف، ونخطط لتواصل يشرح ما الذي سيتغير ولماذا، وندرّب كل دور على مهامه، ونجهّز الدعم للفترة التي تلي الإطلاق الفعلي. ثم نقيس الاستخدام الحقيقي للنظام ونتدخل حيث يكون ضعيفًا.
كيف نعمل
- 01
تحديد المتأثرين بالتغيير
نحدد كل فئة يمسّها التغيير وما الذي سيختلف في عملها اليومي، من الشاشات الجديدة إلى خطوات الاعتماد الجديدة. ونتحدث مع الموظفين مبكرًا لنسمع مخاوفهم.
- 02
تقييم الجاهزية والمقاومة
نقيّم جاهزية كل فئة، والمصادر المحتملة للمقاومة، والمديرين الذين يهم دعمهم أكثر من غيرهم. ويبين ذلك أين يلزم الجهد قبل الإطلاق الفعلي.
- 03
التخطيط لإشراك الأطراف المعنية والتواصل
نعدّ خطة لإشراك الأطراف المعنية، أي الفئات التي يمسّها التغيير أو تستطيع التأثير فيه، وخطة للتواصل تحدد من يسمع ماذا، وممن، ومتى. وتشرح الرسائل سبب التغيير وما يعنيه لكل دور.
- 04
تدريب المستخدمين والمستخدمين الرئيسيين
يُدرَّب كل دور على المهام التي سيؤديها بسيناريوهات من عمله، ويُهيَّأ مستخدمون رئيسيون في كل إدارة لمساندة زملائهم. وتغطي أدلة قصيرة وتسجيلات المهام الأكثر شيوعًا.
- 05
الدعم عند الإطلاق
نحدد قناة واضحة للأسئلة والمشكلات، ونتابع ما يسأل عنه المستخدمون، ونحدّث الأدلة والتدريب بناءً عليه.
- 06
قياس التبنّي والمتابعة
نتابع مؤشرات مثل عدد المستخدمين النشطين، والسجلات المُدخلة في وقتها، واستمرار اللجوء إلى الطرق القديمة خارج النظام. وتُراجع النتائج مع الإدارة، ويُتفق على إجراءات للفرق المتأخرة.
ما الذي تستلمه
خريطة الأطراف المعنية والأثر
كل فئة متأثرة، والتغيير الذي تواجهه، والدعم الذي تحتاجه.
خطة التواصل والرسائل
جدول رسائل حسب الجمهور والقناة، مع مسودات جاهزة ترسلها الإدارة.
التدريب حسب الأدوار وإعداد المستخدمين الرئيسيين
جلسات تدريب لكل دور، وشبكة من المستخدمين الرئيسيين المهيَّئين في الإدارات.
أدلة مستخدم حسب المهام
أدلة قصيرة وتسجيلات بالعربية والإنجليزية للرجوع إليها يوميًا.
مؤشرات التبنّي والمتابعة
مقاييس متفق عليها للاستخدام الفعلي، وتقرير مبسط، وخطة عمل للفرق التي تحتاج إلى دعم إضافي.
ما الذي يتغير لديك
- يعرف الموظفون ما الذي سيتغير ولماذا قبل الإطلاق الفعلي.
- ينتقل العمل إلى النظام الجديد ويخرج من جداول Excel الجانبية.
- في كل إدارة مستخدمون رئيسيون يجيبون عن الأسئلة اليومية.
- ترى الإدارة أين يضعف التبنّي، فتتدخل مبكرًا.
موقع الخدمة في منهجية KEMLAT
النطاق: تعمل هذه الخدمة بالتوازي مع تطبيق النظام، سواء نفّذته Kemlat أو مورّد آخر. وتبقى قرارات الأدوار والسياسات والتوظيف بيد إدارتك.
أسئلة يطرحها العملاء
متى يجب أن تبدأ إدارة التغيير؟
الأفضل أن تبدأ أثناء تصميم النظام، ليتمكن المستخدمون من إبداء رأيهم في الإجراء الجديد قبل بنائه. والبدء قبيل الإطلاق مباشرة يفيد أيضًا، لكنه يترك مجالًا أقل لمعالجة المخاوف.
ماذا لو استمر الموظفون في رفض استخدام النظام؟
نبحث أولًا عن السبب: وظيفة ناقصة، أو شاشة بطيئة، أو خطوة تضاعف العمل، أو نقص في التدريب. بعض الأسباب يحتاج إلى إصلاح في النظام، وبعضها إلى قرار من الإدارة، ونرفع كل سبب إلى الجهة المسؤولة عنه.
كيف تقيسون التبنّي؟
من النظام نفسه حيثما أمكن، مثل مرات الدخول والسجلات المُنشأة والاعتمادات المنجزة في وقتها، مع استبيانات قصيرة للمستخدمين. ونتفق معك على المؤشرات قبل الإطلاق الفعلي.
هل الخدمة خاصة بمشاريع ERP فقط؟
لا. تنطبق على أي تغيير يبدّل طريقة عمل الناس، مثل نظام CRM أو بوابة أو إجراء اعتماد جديد أو إعادة تنظيم فريق.
خدمات مرتبطة
كل الخدماتابدأ بمحادثة
أخبرنا أين تقف اليوم، وسنقترح عليك الخطوة الأولى المناسبة دون أي التزام.