السياسات والإجراءات ونشرات المنتجات ونماذج العقود موزعة بين مجلدات مشتركة ومرفقات بريد وصفحات قديمة على الشبكة الداخلية. الموظف الجديد يسأل زملاءه، والموظفون القدامى يجيبون عن الأسئلة نفسها مراراً، وأحياناً يعمل أحدهم بنسخة قديمة من سياسة ما لأنه لم يجد النسخة الحالية. المعرفة موجودة، لكن الوصول إلى الإجابة الصحيحة يستغرق وقتاً طويلاً.
تبني Kemlat مساعداً يبحث فقط في المستندات التي تعتمدها، ويجيب عن أسئلة الموظفين ويذكر المصدر الذي أخذ منه الإجابة بالتحديد. ويلتزم المساعد بصلاحيات الوصول المعمول بها لديك، فلا يحصل الموظف على إجابات إلا من مستندات يحق له فتحها. نجهز المحتوى وننظمه أولاً، ونختبر الإجابات مع فرقك، وندرّب أصحاب المستندات على إبقاء المصادر محدّثة.
كيف نعمل
- 01
اختيار المصادر وتنقيتها
نتفق على المستندات التي يعتمد عليها المساعد، ونستبعد النسخ القديمة والمكررة والمسودات. ولكل مصدر مسؤول عن إبقائه محدّثاً.
- 02
تحديد الصلاحيات
نحدد من يحق له الاطلاع على كل مجموعة من المستندات، عادة حسب القسم أو الدور، بناءً على قواعد الوصول الحالية. وتبقى الملفات الحساسة، مثل الرواتب والسجلات الشخصية، خارج المساعد ما لم يوجد سبب واضح وضابط مناسب.
- 03
بناء البحث والإجابات
يبحث المساعد عن المقاطع المناسبة في المستندات المعتمدة ويصوغ الإجابة منها، مع ذكر اسم المستند والقسم. وحين لا تتضمن المستندات الإجابة، يقول ذلك بدلاً من التخمين.
- 04
الاختبار بأسئلة حقيقية
تقدم فرقك أسئلة حقيقية، ونراجع كل إجابة بمقارنتها بمصدرها من حيث الدقة والاكتمال. والإجابات الضعيفة تكشف غالباً عن مستندات غير واضحة، فننبه أصحابها إليها.
- 05
الإطلاق والتدريب
نطلق المساعد لمجموعة متفق عليها أولاً، وندرّب المستخدمين على فتح المصدر قبل التصرف بناءً على إجابة مهمة. ويتعلم أصحاب المستندات إضافة المحتوى وتحديثه وحذفه.
- 06
المتابعة ورصد الفجوات
نراجع الأسئلة التي لم يجد لها المساعد إجابة وملاحظات المستخدمين، ونبين أين تنقص الوثائق أو تحتاج إلى توضيح.
ما الذي تستلمه
تهيئة مصادر المعرفة والصلاحيات
مجموعة منقحة من المستندات المعتمدة لكل منها مسؤول، وقواعد وصول مرتبطة بالأقسام أو الأدوار.
مساعد يجيب مع ذكر المصادر
مساعد متاح للموظفين في الأداة المتفق عليها، يجيب بالعربية أو الإنجليزية ويذكر المستند والقسم الذي اعتمد عليه.
سجل اختبار جودة الإجابات
أسئلة الاختبار، والإجابات بعد مقارنتها بالمصادر، والتصحيحات التي أُجريت قبل الإطلاق.
تدريب المستخدمين وأصحاب المستندات
جلسات قصيرة للموظفين حول طرح الأسئلة والتحقق من المصادر، ولأصحاب المستندات حول إبقاء المحتوى محدّثاً.
تقرير الاستخدام والفجوات
ملخص دوري بالأسئلة الشائعة والأسئلة التي بقيت بلا إجابة والمستندات التي تحتاج إلى تحديث.
ما الذي يتغير لديك
- يصل الموظفون إلى السياسة أو الإجراء المعتمد بسرعة، دون بحث في المجلدات أو سؤال الزملاء.
- يمكن التحقق من كل إجابة بالرجوع إلى مصدرها، فيتأكد الموظف منها قبل أن يتصرف بناءً عليها.
- تبقى المستندات السرية متاحة فقط لمن يحق لهم الاطلاع عليها.
- تظهر الفجوات والتناقضات في وثائقك فتُعالج.
موقع الخدمة في منهجية KEMLAT
النطاق: لاستخدام الذكاء الاصطناعي تكاليف تشغيل تعتمد على عدد الأسئلة والمستندات، وتُحتسب منفصلة. ويجيب المساعد من مستنداتك، ولا يحل محل تقدير موظفي الموارد البشرية أو الشؤون القانونية أو المالية في الحالات الفردية.
أسئلة يطرحها العملاء
أين سيستخدم الموظفون المساعد؟
يمكن أن يعمل داخل أداة يستخدمها موظفوك أصلاً، مثل Microsoft Teams، أو على صفحة داخلية بسيطة. ونتفق على الخيار أثناء التصميم حسب أنظمتك وقواعد الأمن لديك.
هل ستُستخدم مستنداتنا لتدريب نماذج ذكاء اصطناعي عامة؟
نختار خدمات ذكاء اصطناعي تنص شروطها التجارية على عدم استخدام بيانات العملاء لتدريب نماذجها، ونوثق أين تُخزن بياناتك وأين تُعالج. ونراجع التصميم أيضاً للتأكد من توافقه مع سياساتك ومع قانون حماية البيانات الشخصية الأردني لسنة 2023.
ماذا لو كان المستند خاطئاً أو قديماً؟
سيكرر المساعد ما يقوله المستند، لذلك فجودة المستندات أساسية. لكل مصدر مسؤول، ويكشف تقرير الفجوات الأسئلة التي تدل على مستند غير واضح أو قديم.
هل يجيب من بيانات ERP أو CRM لدينا؟
تغطي هذه الخدمة المستندات والمعرفة المكتوبة. أما الأسئلة عن الأرقام اللحظية في نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) فتحتاج إلى تصميم مختلف بضوابط وصول خاصة، ويمكننا تقييمه على حدة.
من يتولى المساعد بعد الإطلاق؟
يحافظ أصحاب المستندات في فريقك على تحديث محتواهم. ويمكن أن تواصل Kemlat المتابعة وفحص الجودة والتحديثات ضمن خدمة مستمرة إن رغبت.
خدمات مرتبطة
كل الخدماتابدأ بمحادثة
أخبرنا أين تقف اليوم، وسنقترح عليك الخطوة الأولى المناسبة دون أي التزام.